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供应商管理办法

文章来源: 深圳博凌管理技术有限公司 人气:883 发表时间:2022-07-05 09:10:39

第一章      

 

第一条 为了加强公司供应商规范管理,确保采购物资的产品质量、价格及服务符合公司要求,提高公司集中采购工作保障水平,特制定此管理办法。第二条 适用范围:本办法适用于为公司及下属各经营单位提供产品及配套服务的所有内外部供应商的管理。

 

第二章     供应商管理机构及职责

 

第三条 供应商管理委员会构成供应商管理委员会主任:公司经营副总经理;第四条 公司供应商管理委员会主要职责是负责制订和完善公司供应商管理制度,指导及监督公司供应商管理活动。决定公司涉及重要物资供应商的重大事项,审核供应商评价分级结果;第五条 公司供应商管理委员会下设供应商管理部门,供应商管理部门常设在公司采购部,负责公司供应商管理及日常工作,具体职责是:1、负责拟定供应商管理的各项制度及相关流程,根据本制度实施公司内外部供应商管理;2、负责公司供应商日常管理工作;负责供应商的企业资质及评价前产品相关资料收集;负责制定供应商场验计划并组织对关键重大物资供应商进行现场调研及评价;3、负责制订公司供应商评价标准并持续开发新的物资供应商,组织采购、技术、检验、生产(工程)等相关人员进行供应商初步评审,形成评审意见上报供应商管理委员会,以确定是否能列入合格供应商范围;4、负责收集物资使用部门对产品使用的情况,定期组织相关部门对合格供应商进行动态评价,形成评价意见确定不同供应商的信用等级并定期上报供应商管理委员会;5、负责管理供应商备案工作,负责供应商名录制作及更新;对于新引进的合格供应商补充到供应商名录中,对于被撤消合格供应商资格的供应商及时清理出供应商名录,制作不合格供应商档案;6、负责对供应商供货及时情况、合同履约情况、供货周期、价格等进行信息采集及评价,建立供应商往来情况数据库;7、负责公司供应商管理委员会临时安排的有关供应商管理的工作;第六条 供应商管理评价部门遵循公开、公平、公正,严格按评价细则择优和诚实信用的原则对供应商进行评价。主要职责为:采购部职责:收集供应商调查及评价相关资料,督促相关事业部技术、检验、生产部门及公司技术中心对供应商进行评价,监督各部门数据更新及动态评价更新结果。负责物资采购问题的及时处理。质检部门职责:按检试验规范等检验手段从物资报检质量检测方面对物资进行质量检查、判定,负责对供应商进行认证评审,对采购的物资质量是否满足设计标准或生产要求等要素进行评价并建立质量检验数据库,制定质检评价标准,在供应商评价工作中填报《供应商质量检测数据表》并签字确认。每月25日及时向采购部提供当月物资质量检验汇总结果;生产(物资需求)管理部门职责:物资需求部门(包括生产处、事业部供应管理相关部门、生产车间或工程部门)对于物资使用情况从使用前、中、后进行充分评价,出具对物资供应商的评价意见;技术部门职责:给采购部提供书面的需求物资参数、设计标准等验收要素,从技术角度对供应的物资参数、性状等进行检查、判定,对采购的物资是否符合技术工艺要求、是否满足技术标准、供应商技术能力等要素进行评价,制订技术评价标准;对供应商样品认证并协调组织样品的认证。建立评价结果、样品认证结果数据库,在供应商评价工作中提供技术部供应商评价数据资料并签字确认;技术中心职责:负责核定技术部门对供应商的评价结果及依据,从技术管理角度独立出具对供应商的评价意见;经营单位总经理职责:审核所在事业部技术、质量检验、生产(工程)等部门的评价结果,独立出具对供应商的评价意见;第七条 供应商管理的监督部门为审计监察部,对新增供应商及供应商评价进行不定期检查、监督,发现问题可以要求一票暂停新供应商引入或供应商等级评价,开展对供应商管理的合法、合规审查工作,对供应商管理过程中的违规违法行为进行查处。

 

第三章  供应商分类及编码

 

第八条供应商按合格与否分为:试用供应商、合格供应商、不合格供应商;试用供应商:指公司资质、物资价格、供货周期、付款方式等采购要素都符合公司采购需求,合作条款中较合格供应商有优势或为了引进新供应商优化供应渠道、拓宽供应群,尚未进行合格供应商评价或处于评价期,暂时进行物资采购试用合作的供应商;合格供应商:通过公司合格供应商评价流程确认的供应商;不合格供应商:在产品试用或供应商评价中未达到公司要求或存在其他问题、风险,以及被公司取消合格供应商资格的供应商;按物资采购量分为A、B、C三类供应商,按物资类型不同分为甲、乙、丙、丁四类供应商;按物资采购量不同将供应商分为A类:即主材类(采购业务量占总量10-20%,采购金额占总金额的50-60%)、B类:即大宗辅助材料类(采购业务量占总量30-40%,采购金额占总金额的20%-40%)、C类:即其他材料类(采购业务量占总量40-50%,采购金额占总金额的10-20%);按物资类型不同分为甲类(瓶颈性类物资)、(乙类)战略类供应商、(丙类)策略类物资、(丁类)杠杆类物资四大类。第九条 供应商编码原则供应商均由公司采购部编制相应的编码与其唯一对应,作为公司对供应商建立档案实施管理的唯一编码。编码规则如下:供应材料名称+所属省市+供应商字号;供应材料:该材料的名称首写字母标示,如机柜为JG;所属省份或国家:取所在省份名称前两个字的拼音首字母;国外供应商则取该国家英文名称前两个字母;供应商字号:供应商字号中简称的拼音首字母由采购部建立供应商编码表;供应商编码对应到经营单位中:

 

第四章    新供应商引进及试用流程

 

第十一条 供应商引进1、新供应商选择:质量符合需求、采购成本低、供货周期满足要求、服务水平好,合作风险可控,可以拓宽公司现有供应渠道,可持续长期合。2、评估新供应商:由采购部对新供应商进行调查,主要内容为供应商企业规模、财务状况、供应商内部组织与管理、是否具有健全的企业体制、产品质量控制、环境保护、健康安全、社会责任方面的管理等;负责收集供应商企业营业执照、税务登记证、一般纳税人资格证、产品认证书等相关书面资料,同时对采购物资价格、供货周期、付款方式等要素进行评价,进行三家供应商比价并完成审批后,填报《新增供应商申请表》(附件1)。3、新增供应商备案:采购部负责对新增供应商进行初步审核备案,列入试用供应商名录。4、试用供应商按公司已下发的供应商物资采购流程及《原材料试用管理制度》进行管理。5、各经营单位原则上不得指定所采购物资的供应商(包括以指定品牌、物资特殊外观尺寸或指定独有的技术参数等方式变相指定供应商),如确有必要指定供应商时,指定部门必需出具经所在单位负责人审批的指定报告提交采购部,做为指定采购的依据。6、公司的所有原材料供应商均必须按本管理制度在公司采购部进行备案,未经特批必须通过供应商评价并纳入合格供应商范围后方可进行合作。

 

第五章    合格供应商评价流程

 

第十二条 除新开发供应商引进时的初次评价外,其他供应商由采购部组织每年定期汇总评价一次,报公司供应商管理委员会确定供应商评价等级。1、由采购部收集整理供应商评价资料及物资试用结果、合作记录,填写《供应商评价表》附件2转经营单位进行评价;2、由经营单位生产管理部门统计生产使用情况及相关数据,填报供应商评价表转质量检验管理部门;3、质量检验管理部门提供检测数据和认证资料做为附件,负责对供应商提供的产品组织认证评审并在供应商评价表中填写相关意见后转技术管理部门;4、技术管理部门提供技术评定记录,填报供应商评价表转公司技术中心;5、技术中心给予供应商评价审核意见后转物资需求单位负责人;6、需求单位负责人对单位相关部门的评价结果进行审核并出具独立的评价意见转交采购部;7、采购部将评价资料提请供应商管理委员会主任审批;8、采购部依据审批后的资料制作合格供应商汇总表并进行资料备案;第十三条  需求单位(含生产、检验、技术等各部门)整体评价过程需在2个工作日内完成,技术中心评价时间应在4个小时内完成;审计部对供应商评价进行不定期审查;第十四条  上一年的合格供应商,在年度供货过程中出现不合格率低于2%(采购批次不少于3次),且合作过程中,其供应指标(到货及时率、交货周期、订单变化接受率)、经济指标(价格水平、付款等)、支持配合与服务(售后服务等)可满足我公司需求,可直接由供应商管理部门填报合格供应商备案表(附件8)提请供应商管理委员会审批备案作为本年的合格供方。

 

第六章    供应商动态评价流程

 

第十五条 每年由采购部负责制定供应商场验计划,并按计划组织相关部门共同对相应供应商进行场验;现场调研完成后填写《供应商现场考评表》附件7,采购部按照合格供应商评价流程进行报审,审核完成后进行备案。第十六条 合格供应商动态分级评价细则1、供应商获得公司合格供应商资格后评价基础分均为70分,后期供货时,每月按动态评价加减分要素进行分级评价一次。2、供应商动态分级评价标准:合格供应商根据不同的要素评分进行分级,供应商按得分高低共分三等8级,分别为甲AAA级(95分及以上)、甲AA级(90-94分)、甲A级(85-90分)、甲级(80-84分)、乙AA级(76-79分)、乙A级(70-75分)、乙级(试用初评及考察期供应商)、丙级(69分及以下)。具体等级说明如下:69分及以下:属供应商因信用等级下降,已列入被撤消资格行列,不再具备合格供应商资质,将被清除出公司供应商名录,无权从我公司获得订单;乙级:属试用供应商或被列为考察期的供应商,无权参与公司单笔采购金额超过5万元以上物资竞价,对于5万元以下物资仅有备选资格;乙A级:属合格供应商,有资格参与公司三家比价,通过竞价等方式参与公司物资采购;付款方式限于货到检验合格后支付额最高不得超过90%,必须留5%的质保款质保期12个月,付款周期应在货到检验合格后60天后;付款方式变更需得到供应商管理委员会主任的批准;乙AA级:属良好合格供应商,除有资格参与公司三家比价外,在三家比价同质同价情况下,可以优先得到订单,经过招标或议价确定可以签定年度合作协议;但付款方式限于货到检验合格后支付额最高不得超过95%,必须留5%的质保款质保期12个月,付款周期应在货到检验合格后30天后;付款方式变更需得到供应商管理委员会主任的批准;甲级:属优秀合格供应商,除有资格参与公司三家比价外,可签定年度框架协议,在三家比价同质同价情况下,可以优先得到订单,但付款方式限于预付货款不超过30%,货到检验合格后合计支付总额最高不得超过95%,必须留5%的质保款且质保期为12个月;付款方式变更需得到供应商管理委员会主任的批准;甲A级:属优秀合格供应商较高级别,对公司的发展起到较大影响作用;可签定年度框架协议,以订货通知单方式直接订货,但付款方式限于预付货款不超过50%,货到检验合格后合计支付总额最高不得超过95%,必须留5%的质保款,质量保证金可以选择12个月以内;如供应商出具100%履约保函,可以在发货前全额支付货款;甲AA级:在我公司资信较好,为公司供应商更高级别,除享受甲A级供应商的全部待遇外,付款方式为:在采购金额少于50万元或对方出具全额履约保函前提下,预付货款额度可达到100%;货款均按合同或订货通知单准时支付,合同金额较大时,视具体情况可预付货款3060%;产品可享受抽检。每年公司可视具体情况提供一次单程机票及食宿费用邀请对方领导来公司参观考察;甲AAA级:对公司的生产经营发展起到重大影响作用;为新能源公司供应商最高级别,除享受甲AA级供应商的全部待遇外,公司尽可能将对方能提供的产品订单拔付(即物资需求直接向对方订货),视具体情况可预付货款60100%;物资到公司可享受免检入库;每年公司视具体情况邀请对方董事长(或总经理)到公司参观考察并承担相关费用,公司每年至少安排一次公司副总经理级或经营单位总经理级领导专人赴对方企业拜访;3、动态评价,合格供应商经过定期评级确定级别后,每次公司与各级供货商发生物资采购往来业务后,当月该物资对应供应商均由相关部门进行及时流动评价,评价得分计入供应商评价中,评价办法及各部门每次评价职责如下:每次采购业务按2分换算成百分制计,按动态评价表(附件4)权重及分项评分标准进行评价;采购经理在物资到货后,当月对于采购的供货价格、供货周期及时性、付款方式及售后退换货及技术服务进行评价;技术部门对物资是否满足技术标准及工艺要求进行评价;质检部门对物资检验质量进行一次交检合格率质量评价;生产部门对于物资在使用过程中的质量状况进行评价;4、动态评价得分计入供应商总体评价得分中,如供应商得分满足晋级或降级条件,由采购部汇总提交管理委员会主任进行审批;个别大宗或重要物资供应商评价,供应商管理委员会可组织专题会议在2个工作日内确定并批复。

 

第六章 供应商的剔除

 

第十七条 供应商剔除条件  供应商由于质量、成本和响应时间等因素不能满足采购单位需求,采购部及各经营单位均可提出申请剔除该供应商,填写(附件5) 供应商剔除申请表。第十八条 供应商剔除流程 由采购部统一审核供应商剔除申请表,报供应商管理委员会主任审批后,采购部向供应商统一发布供应商剔除通告,将供应商列为不合格供应商,公司不再与该供应商进行交易合作。第十九条 被剔除的供应商如要重新进入公司合格供应商名录,按原材料料试用制度进行新供应商试用。若为指定采购则由指定部门与相应客户协商更换品牌,根据客户回复意见报供应商管理部门确定最终采购品牌。第二十条 能够证明被剔除的合格供应商有效改善了存在的问题,并具有明显的合作优势,可由采购部提出专项报告,经供应商管委会批准同意后可简化试用程序,按评价程序重新评价是否列为公司的合格供应商。 

 

第七章   其它

 

第二十一条 1日起开始实施。由采购部负责最终解释;第二十二条 附件表格 附件1、新增供应商申请表附件2、供应商评价表附件3、供应商评自评表附件4、供应商动态评价表附件5、供应商剔除表附件6 供应商剔除通告附件7、供应商评价评分表附件8、合格供应商备案表附件9、合格供应商名录汇总表


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